🕵️‍♀️

Кадровый специалист

Как подключать сотрудника к ЛКС и отправить приветственную рассылку для установки пароля?
В мониторе вы можете выбрать того сотрудника у кого нет ЛКС и с помощью кнопки
отправить рассылку.
Как работать с ЛНА? Как их создать, подписать, отправить на ознакомление и т.д.?
Тема работы с ЛНА (соглашениями) очень широкая тема и с точки зрения законодательства, и с точки зрения технической реализации. В ЛК Сотрудника мы реализовали полноценный функционал.
Более детально:
Как узнать о заявке?
  1. 1.
    Заявка появляется в списке “Заявки”
  2. 2.
    Когда сотрудник в ЛКС создает заявку, ответственному исполнителю на почту приходит об этом письмо (эту настройку можно менять)
Как понять что нужно делать с заявкой?
Доступна видеоинструкция по ссылке: Youtube EmplDocs
Полужирным шрифтом выделяются задачи, которые еще не выполнены, и, если требуют согласования, не согласованы. Красным шрифтом выделяются задачи, которые не были согласованы больше двух дней (условное оформление можно менять)
В поле “Документ” возможны следующие значения:
  • Пустое - документ ввести не получится, пока согласующий не подтвердит заявку
  • Требуется ввести документ - заявка согласована или не требует согласования, можно вводить документ
  • Документ не требуется - по данному виду заявки не предусмотрено создание документа в ЗУП (например справки)
  • Название документа, например “График отпусков 0000-000005 от 10.12.2020” — документ уже введен
Заявка в свободной форме: Как это выглядит в ЛКС?
У сотрудника есть возможность из ЛКС отправить заявку в свободной форме с возможностью подписать вложенный файл.
Эта заявка появляется в списке заявок, также как и все остальные заявки. В типе заявки будет указано обращение, которое напишет сотрудник при отправке.
А вложенный файл с подписью, можно будет увидеть в присоединенных файлах.
Что делать, если согласующий руководитель по техническим причинам не может согласовать заявку?
Этап “На согласовании завершается автоматически”, когда все установленные согласующие для заявки согласуют ее или отклонят (обычно это один человек для одной заявки).
Если требуется перейти на следующий этап, не дожидаясь действия согласующего, доступен ручной переход. Это может быть применимо, например, при отсутствии технической возможности у согласующего согласовать или отклонить заявку через почту или в ЛКС. В таком случае согласующий сообщает о своем решении другим способом (например по телефону или через контактное лицо). Не используйте эту возможность необоснованно, не убедившись, что у согласующего нет возможности согласовать/отклонить заявку стандартными способами. Чтобы завершить этап, нужно выделить в списке заявку и нажать “Завершить этап”. После чего нужно написать развернутый комментарий в специальном окне и нажать “Согласовать” или “Отклонить”. Система сохранит сведения о том, кто и по какой причине вручную согласовал заявку. Важно! Если настроено сложное согласование, которое требует участия нескольких лиц, это действие завершит этап полностью, последующим согласующим в цепочке письма отправлены не будут!
Как ввести документы необходимые для выполнения заявки сотрудника?
Доступна видеоинструкция по ссылке: Youtube EmplDocs
Для этого доступна кнопка доступна "Ввести документы" как с формы списка заявок, так и из карточки задачи.
Перед тем, как нажать на кнопку на форме списка заявок, выделите одну или несколько заявок в списке (чтобы выделить несколько удерживайте Сtrl). Нажмите кнопку и для каждой выделенной заявки, если она согласована и требует ввода документа, будут созданы документы. Информация о них появится в столбце “Документ” в списке заявок.
В карточке заявки кнопка не будет доступна, если ввод документа не требуется, и/или если заявка не согласована. При нажатии на кнопку в карточке заявки будет создан соответствующий документ (в нашем примере “Отпуск”), а информация и ссылка на него появится в разделе “Связанные документы” на форме заявки.
Когда работа с документами завершена (как правило после создания требуется заполнение, нажмите “Завершить этап”).
Как отправить сообщения по соглаcованию заявки?
Когда сотрудник отправляет заявку, требующую согласования, согласующим и их заместителям (если они настроены для организации) автоматически отправляется письмо-согласование. Но если необходимо продублировать сообщения по согласованию, то кнопка
поможет продублировать такую отправку.
Можно выделить одну или несколько заявок и нажать кнопку. Будет сформирована таблица сообщений, доступных для повторной отправки.
При стандартных настройках сообщение доступно для повторной отправки через 2 суток после последней отправки.
Далее нужно выбрать, какие из сообщений отправлять и нажать “Зарегистрировать к отправке”
Как создать повторное сообщение по согласованию заявки?
Чтобы создать повторное сообщение по согласованию заявки (при смене согласующего или при возвращении согласующего из отпуска, командировки) необходимо:
  1. 1.
    Перейти в раздел "Заявки" ЛК Сотрудника в ЗУП
  2. 2.
    Выбрать необходимую заявку в статусе "На согласовании"
  3. 3.
    Нажать на кнопку "Создать сообщения по согласованию"
Создать сообщения по согласованию можно также из самой заявки.
Могу ли я отменить заявку сотрудника?
Кадровый специалист может отменить заявку, если данная настройка включена для его роли. Отменить заявку можно в самой заявке, нажимая на кнопку "Отменить заявку" и указывая причину.
Далее, в истории состояний можно увидеть статус и комментарий
Отмена заявки доступна на этапах "Оформление документов" и "Требуется подпись".
!!! ВАЖНО
Необходимо помнить, что печатные формы помечаются на удаление при отмене заявки.
Как посмотреть данные об отмене заявки?
Если сотрудник отменил заявку, то данные об отмене можно посмотреть в самой заявке. В истории состояний
В данных задач по согласованию, если заявка была отменена сотрудником на стадии согласования
В листе согласования
Как быть с существующими документами, если попросили оформить через почту и одновременно отправили заявку через ЛКС?
Для этого доступна кнопка
как с формы списка заявок, так и из карточки задачи.
Перед тем, как нажать на кнопку на форме списка заявок, выделите одну заявку в списке. Нажмите кнопку, откроется окно подбора документа с отбором по сотруднику. Если документ уже связан с другой заявкой, или к данной заявке уже прикреплены необходимые документы - действие выполнить не получится.
После выбора документа в списке нажмите “Выбрать”.
Информация о связанном документе появится в столбце “Документ” в списке заявок.
Если заявка требует 2 или более документа - откроются 2 или более формы по очереди. Например, для командировки с РВД сначала откроется выбор документа Командировка, а затем — Работа в выходные и праздничные дни. При этом один документ можно создать на основании заявки, а второй заполнить существующим.
Я сделал(а) все учетные действия по заявке, что дальше?
После того как все необходимые действия выполнены (отпуск проведен, справка подготовлена и т.п.), необходимо убедиться, что заявка закрыта.
Об этом говорят следующие признаки:
  • Статус “Выполнена”
  • В форме списка исчезает полужирное выделение заявки
Эти признаки появляются после нажатия “Завершить этап” на предпоследнем этапе. Например, часто после этапа “Оформление документов” следует этап “Выполнена”..
Если этих признаков нет, но работы завершены, нужно нажать на кнопку “Завершить этап” на форме заявки, или выделить заявку (или несколько) на форме списка и нажать “Завершить этап”. Это нужно, чтобы сотрудник видел актуальные статусы своих обращений в ЛКС, а также для удобства учета заявок в ЗУП.
История состояний доступна в карточке заявки.
Как удалить печатную форму?
Для этого можете ознакомиться с порядком удаления документов.
Как узнать об отказе от подписания документа?
Отказ о подписания можно увидеть в формочке "Документы". Если сотрудник или Руководитель-подписант организации отказались подписать документ, то в колонках П\С или П\О можно будет заметить красный значок "Х", а в колонке "Текущий подписант" будет запись "Подписание отменено", нажав на него можно будет увидеть лист согласования и соответственно комментарий об отказе.
Если документ был создан на основании заявки, то при отказе от подписания, в истории заявки можно будет увидеть комментарий о том, что были отказы от подписания:
Если же сотрудник отказывается подписывать саму печатную форму заявления при формировании заявки в ЛКС, то заявка отменяется и печатная форма заявления автоматически помечается на удаление.
!!! ВАЖНО
Во избежание потери истории подписания по документу,
не рекомендуется пометить на удаление печатную форму
по которой было подписание одной из сторон.
Как ведется учет дней отгулов?
Остаток отгулов для сотрудников в заявке по отгулам выводится в днях. Если отгулы копили в часах, то расчет идет в днях по формуле:
1 день = 8 часов. Если накоплено меньше, чем 8 часов, то 0 дней.
Когда сотрудник отправляет заявку на отгул, кадровый специалист вводит документ отгул на основании заявки:
В документе заполняется количество дней отгула и за счет каких дней или часов предоставляется:
Сотрудник может отправить заявку на столько дней сколько ему доступно, если укажет больше, то появится предупреждение:
Как узнать присоединен ли сотрудник к КЭДО из кадровых документов?
Реализовано в виде отчета, который открывается по кнопке (человечек) в кадровых документах и объектах ЛКС (например - Заявки).